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  • ERP人力资源管理系统在企业中的应用

     摘要:作为ERP(企业资源计划)的重要组成部分,人力资源管理系统的建设和实施至关重要。本文在简要介绍该系统发展状况的基础上,从其作用和规则、主要特征方面分析它的运行机理。阐述其在企业中的应用与面临的问题,并重点对成功实施ERP人力资源管理系统的条件和应采取的措施提出建议。

      关键词:ERP;人力资源管理系统;应用

      一、引言

      ERP是企业资源计划(Enterprise Resources Planning)的简称,其宗旨是将企业的各方面资源进行科学地计划、管理和控制,可从管理思想、软件产品、应用系统三个层次进行理解。其实质是在信息集成的基础上发展而成,面向企业核心业务的管理思想,是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代化企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。

      人力资源是指一定范围内的人口中具有脑力和体力劳动能力的人的总和。它是包含在人体内的一种生产能力,并以劳动者的数量和质量表示的资源。人力资源是企业第一资源,是企业的核心竞争力。

      人力资源管理系统是指组织或社会团体运用系统学理论方法,对企业人力资源管理的方方面面进行分析、规划、实施、调整,提高企业人力资源管理水平,使人力资源更有效地服务于组织或团体的目标。人力资源管理系统是一种管理工具,它使人力资源管理趋于合理化、简单化和最优化。

      随着中国经济市场化和全球经济一体化的不断推进,中国企业将面临着更加激烈的竞争和严峻的挑战,越来越多的企业开始意识到利用ERP人力资源管理系统进行有效管理的重要性和紧迫性。ERP人力资源系统可以通过规范、整合、集成各项人事数据,实现信息的及时、准确,管理的规范、高效,支持对人力资源的优化配置。

      如何更好地管理人力资源,充分发挥它在现代企业中的作用,已是一个不容忽视的问题,在完善人力资源开发及管理制度的同时,充分利用ERP信息技术开发建设人力资源管理系统是非常必要的。

      二、ERP人力资源管理系统发展状况

      ERP人力资源管理系统的发展历史可以追溯到20世纪六十年代末。由于当时计算机技术已经进入了实用阶段,而大型企业却用手工来计算和发放薪资,既费时又容易出差错,为了解决这个矛盾,第一代人力资源管理系统应运而生。当时因技术条件和需求限制,系统既不包含非财务的信息,也不包含薪资的历史信息。

      第二代人力资源管理系统出现于20世纪七十年代末。计算机技术的飞速发展为人力资源管理系统的阶段性发展提供了可能。第二代人力资源管理系统基本上解决了第一代系统的主要缺陷,但未能考虑人力资源的需求和理念。

      20世纪九十年代末,人力资源管理系统发生了革命性的变革,意味着第三代人力资源管理系统的诞生。第三代人力资源管理系统主要具有以下特点:1、基于Web(网络)进行开发并从人力资源管理的角度出发;2、具有灵活的客户化定制能力;3、灵活安全的权限控制方式。

      三、ERP人力资源管理系统运行机理

      (一)系统的作用和规则。ERP人力资源管理系统的应用,实现了企业范围内的人事数据共享、数据标准化和人事管理工作规范化,为企业做好“三控制,一规范”(控制机构编制、控制用工总量、控制人工成本过快增长,规范薪酬分配秩序)提供了有效的手段,为规范企业管理构建了支撑平台。

      通过ERP系统,可以使人力资源管理的功能从单一的人事管理、工资核算,发展到包括人力资源规划、职业生涯设计、为企业的决策者提供帮助等全方位的高度,在四个层次上形成人力资源的管理体系:一是人力资源管理基础平台;二是以人事管理工作为核心;三是人力资源开发体系;四是人力资源规划评估。(图1)

      ERP人力资源管理系统必须按系统规则运行。其规则是:岗位以机构为依据,定员以岗位为载体,人员按定员配置,人员按岗位(职位)进行管理,工资按岗位确定,工资发放到员工个人。

      为了有效发挥系统功能,将信息化确立为人力资源的常态化管理手段,形成良好的运行机制,企业人力资源管理者必须清晰地认识到系统运行的命脉,也就是支持系统结构的机构、职位、人员和工资4个要素。这4个要素在系统中运行的关系是:以组织机构为基础,以岗位为载体,以人员为中心,以工资为落脚点,四维一体、互为依存、相互促进、协同完成,这也是ERP人力资源管理系统“四维一体”的运行结构。

      (二)系统的主要特征。对整个企业而言,基于ERP的人力资源管理系统颠覆了传统的人力资源管理,将人力资源管理置于企业管理系统之中,实现了人力资源管理从职责型到战略型的转变。一般来说,ERP人力资源管理系统具有以下主要特征:1、与其他ERP功能模块融为一体,形成企业级共享的人力资源信息平台;2、集成全方位的人力资源管理功能,促进人力资源管理角色的转变;3、基于Internet(互联网)和Intranet(内部网)可提供自助、交互式的工作方式;4、基于工作流技术可实现人力资源业务的协同工作;5、利用数据库等商务智能技术深化人力资源战略功能。

      四、ERP人力资源管理系统在企业中的应用与面临的问题

      (一)系统在企业人力资源管理中的应用。近年来,企业内部的人力资源越来越受到关注,被视为企业的资源之本。ERP人力资源管理系统在企业人力资源管理中的应用越来越广泛,越来越重要。

      1、人力资源规划的辅助决策。一是对于企业人员、组织结构编制的多种方案,进行模拟比较和运行分析,并辅之以图形的直观评估,辅助管理者做出最终决策;二是制定职务模型,包括职位要求、升迁路径和培训计划,根据担任该职位员工的资格和条件,系统会提出针对本员工的一系列相应的培训设计方案,如遇机构改组或职位变迁,系统会及时提出对应的一系列的职位变动或升迁建议;三是进行人员成本分析。可以对过去、现在、将来的人员成本做出细节性分析及总评性分析,在此基础上,对相应的成本做出数据化升降趋势预测,并通过ERP集成环境,为企业成本分析提供依据。

      2、招聘管理。人才是企业最重要的资源,拥有优秀的人才才能保证企业获得持久的竞争力。招聘系统一般从以下几个方面提供支持:一是进行招聘过程的管理,优化招聘过程,减少业务工作量;二是对招聘的成本进行科学管理,从而降低招聘成本;三是为选择聘用人员的岗位提供辅助信息,并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。

      3、工资核算。一是能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算方法;二是与时间管理直接集成,能够及时更新,对员工的薪资核算动态化;三是自动计算功能,通过和其他模块的集成,自动根据要求调整薪资结构及数据。

      4、工时管理。根据本国或当地的日历,安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。运用远端考勤系统,可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中,并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。

      5、差旅核算。系统能够自动控制从差旅申请、差旅批准到差旅报销的整个流程,并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块中去。

      (二)人力资源管理系统面临的问题和挑战。在企业的发展过程中,组织体系、岗位管理、员工能力等都成为人力资源工作挑战的触发器。而如何解决由此引起的一系列问题,则是对于传统管理方式的挑战,由此也就需要从人力资源管理体系上来考虑问题的解决。由于我国的特殊国情和现状,很多企业的人力资源管理都存在以下问题:1、有战略设想,却无人才战略规划;2、思想上重视人才,行动上却忽视人才机制的建立;3、过度关注人事管理,没有人力资源统计分析规划意识;4、注重人才引进,忽略内部人才开发和培训。

      五、成功实施ERP人力资源管理系统的条件和应采取的措施

      (一)人力资源管理系统实施的条件。人力资源管理系统作为知识经济时代的产物,在以ERP技术为平台的基础上,它的导入需要企业具备以下几个条件:1、企业有稳定的人力资源管理体系;2、确保充足的资金支持;3、企业人力资源管理人员应具备相当的业务水准与操作技能;4、全体员工的关注和支持。

      (二)应采取的措施。ERP人力资源管理系统的实施,就是要通过系统的建设,对人力资源管理业务流程进行梳理和优化,利用全面、系统、准确、实时的数据支撑及其分析功能,实现人力资源优化配置,发挥人力资源第一生产力的作用。

      对于实施ERP过程中存在的人力资源管理问题,企业必须要有充分的认识,建立一套行之有效的人力资源管理体系,从而提高ERP人力资源管理系统实施的成功率,最终提高企业的管理水平。

      1、建立具有市场竞争力的薪酬体系。企业应结合当地经济发展水平和物价指数,确定合理的薪酬待遇,增强市场竞争力;另一方面鉴于ERP工作的特殊性质,要给予ERP人员相应的自由度,使之在自己的责任范围内做出及时、准确的决定。这样不仅提高了员工的工作积极性,还增加了员工工作的责任感。

      2、加大培训力度。员工的成长固然取决于自身学习和努力,但同时与企业文化和发展政策联系紧密。企业应为员工创造互动的学习氛围,努力创建学习型组织,充分认识到人力资源培训的重要性,加大培训投入,在时间、物质方面提供支持。

      3、强化团队建设,加强领导支持,实现制度留人。在ERP人力资源管理系统的实施过程中,团队成员的协作程度直接影响着实施效果,企业领导要大力强化团队建设,加强企业文化基础设施的建设,为建立具有高度融洽的人力资源环境提供多层次的支持,从而建立良好的企业环境。在留住优秀员工的同时还可以吸引外部的优秀人才。

      4、把握好四个阶段。ERP人力资源管理系统推广工作分为四个阶段:准备阶段;数据采集阶段;人员培训阶段;数据导入和上线测试、试运行阶段,要着力把好这四个阶段,使项目有条不紊地开展。

      5、加快企业组织架构、制度、流程规范建设步伐。当一个企业实施系统后,必然要改变人力资源人员已经习惯的工作流程和方式,他们将会承担更多的创造性工作。过去人力资源部门到底掌握多少数据以及数据的准确性可能只有自己清楚,但采用系统之后,所有的信息都会暴露在企业领导层和相关部门人员的面前,当组织运行与系统发生重大冲突时,系统将给企业带来巨大而严重的影响,造成不可估量的后果。因此,企业要充分意识到先进的人力资源系统是以先进的人力资源管理思想为指导,并应努力完善人力资源的行为规范与流程,做到组织与系统的完美匹配、相互促进。

      6、以用促建,及时反馈,不断提高系统适用性。系统建设不可能一蹴而就,不可能尽善尽美,要坚持“重在建设、以用促建”的思路,在完成系统基本功能的基础上,坚持系统使用,提高应用水平,以便发现在运行过程中存在的问题;同时,仔细研究,及时反馈,并提出可行的建议或意见。这样,不断对系统功能进行完善、改进和提升,最终建成集管理、监控、自助、学习、服务于一体的完善的人力资源管理系统,使系统真正成为提高工作效率、提升管理水平、实现人力资源管理现代化的有力武器。

      六、结论

      科技的进步与发展正在完善人力资源管理系统,同时也在转变着人力资源的基本职能。人力资源管理人员和普通员工都在接受着人力资源管理系统带来的挑战。随着人力资源管理系统的重要性不断地被企业所认识,它的应用前景将越来越广阔。当然,在传统企业中应用的人力资源管理系统还需要在实践中不断地完善,进一步提高科学性,使人力资源管理人员的工作更加得心应手,更加准确、合理。

      总之,ERP人力资源管理系统成功地实现了管理角色的转变,通过系统自动化、员工自助化和工作流程化使得人力资源管理趋于合理化、简单化和最优化。我们应该战略性、系统性、全局性地看待人力资源管理,建立起科学、有效的ERP人力资源管理系统,实现人力资源管理的核心价值,为企业的长远发展服务。

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